Twitter es una poderosa herramienta que le permite a las personas y las empresas ampliar el alcance de un evento presencial de la empresa, mucho más allá del auditorio en el que se está realizando. En este artículo conocerá los beneficios de utilizar Twitter en sus eventos y cómo utilizar esta red social, antes, durante y después del evento.

1. Beneficios del uso de Twitter para los eventos

Algunos beneficios de utilizar Twitter para los eventos son:

  • Expectativa: cree una impactante campaña de expectativa antes de la realización del evento.
  • Inscripciones: capte de manera eficiente inscripciones de asistentes interesados en participar.
  • Promoción: Promueva la imagen del evento en las redes sociales.
  • Conversación: los tuits escritos por los organizadores y otros asistentes sobre lo que se está diciendo en el evento, agrupa la conversación alrededor del evento y permite a las personas que no pudieron asistir saber lo que está sucediendo.
  • Preguntas: solicite a los asistentes que las preguntas a los conferencistas se realicen mediante un tuit.
  • Medición: mida de manera rápida la repercusión online que ha tenido el evento.

 

2. Use Twitter antes del evento

2.1. Cree o gestione un sitio Web del evento

Si es un evento con periodicidad establecida se debe crear un sitio Web con su propio nombre de dominio, para darle personalidad y almacenar toda la información del evento.

Si es un evento aislado la información se puede ubicar en el sitio Web de la empresa organizadora.

La información que se debe adicionar al sitio es:

  • Datos generales (fecha, hora, lugar, ciudad, etc.)
  • Por qué asistir al evento.
  • A quién está dirigido
  • Patrocinadores (partners)
  • Tarifas del evento
  • Agenda
  • Conferencistas
  • Descarga de presentaciones
  • Inscripción para los asistentes
  • Inscripción para los patrocinadores
  • Cantidad de personas inscritas
  • Noticias
  • Feed de Twitter
  • Entre otros.

2.2. Cree o gestione una cuenta de Twitter

  • Si es un evento con periodicidad establecida (anual por ejemplo) se debe crear una cuenta de Twitter para direccionar desde allí toda la estrategia de comunicación y promoción en Twitter para el evento. Se debe tener presente que en el marketing en Twitter no se obtienen resultados en el corto plazo.
  • Si es un evento que se realiza una sola vez es más efectivo utilizar la cuenta de Twitter de la empresa organizadora y sus colaboradores para direccionar la comunicación del evento articulándose mediante el hashtag del evento que se explicará en el punto siguiente.

2.3. Cree un hashtag para el evento

  • Una de las primeras actividades que se deben hacer y de las más importantes es la creación de un hashtag para el evento que servirá para agrupar todas las conversaciones alrededor del evento.
  • El hashtag debe ser lo más corto y fácil de recordar que sea posible. Una técnica muy utilizada para crear el hashtag es usar siglas del evento seguidas del año (cuando el evento anual).
  • Invite a los conferencistas a usar el hashtag del evento.
  • Por ejemplo para un evento llamado Social Media Week, el hashtag podría ser #SMW2019.

2.3. Promocione el hashtag

Se deben utilizar todos los canales posibles (online y offline) para la promoción del evento. Algunos ejemplos son:

  • La biografía de la cuenta de Twitter (si existe de manera independiente).
  • El sitio Web del evento (si existe).
  • Las invitaciones.
  • Los emails.
  • Las notas de prensa.
  • La decoración del salón.
  • Todo el material impreso.
  • El canal de streaming (si existe).
  • La plantilla de presentación para los conferencistas.
  • Los influenciadores de la categoría del evento.

Si se trata de un evento con varias conferencias simultáneas en diferentes salas, suele ser útil identificar cada una de ellas con hashtags específicos para cada sala (se debe informar dicho hashtag en la señalización de cada sala).

2.4. Gestione la comunidad

  • Una vez creada la cuenta de Twitter es importante generar contenido de valor para la audiencia en forma permanente, para lograr crecer en seguidores e influencia.
  • Intensifique la periodicidad de las publicaciones uno o dos meses antes del evento. Además de la información de valor agregado, incluya la siguiente información:
    • Mecanismo y tarifas de inscripción.
    • Ponentes confirmados.
    • Contenido de las ponencias.
    • Noticias y notas de prensa publicadas sobre el evento.
    • Imágenes y material gráfico disponible (fotos de los ponentes, cartelería relacionada con el evento…)
    • Entre otros
  • Envíe mensajes directos a usuarios que puedan estar interesados en asistir al evento.
  • Informa el hashtag de evento para que se empiece a utilizar antes del evento. Agregue el hashtag a todos los tuits que envíe.
  • Cree una lista en la cuenta del evento con las cuentas de los ponentes, otra lista con patrocinadores y aliados, etc.
  • Menciona a los ponentes en los tuits de promoción, ya que ellos pueden ayudar a propagar la información con sus respectivas cuentas.

 

3. Use Twitter durante del evento

3.1. Dedica una pantalla a Twitter

Dedicar una pantalla exclusiva para transmitir los tuits que se vayan enviando con el hashtag durante el evento promueve mucho la participación de los asistentes.

Para esto se pueden utilizar herramientas de visualización que se mostrarán adelante.

Para evitar la distracción de los asistentes se recomienda:

  • Siempre que sea posible proyecte los tuits en una pantalla lateral para que no compita con la presentación del conferencista.
  • Cuándo no se puede hacer lateral, el tamaño de la pantalla donde se proyectan los tuits debe ser menor a la pantalla principal.

3.2. Transmite el evento con la cuenta y el hashtag del evento

  • Envía tuits con las frases más llamativas utilizadas por los conferencistas.
  • Cuenta lo que está pasando en el evento.
  • Envía fotos de las intervenciones.
  • Graba breves vídeos con Vine y compártelos.
  • Cuando el evento termine, infórmelo en Twitter.

3.3. Interactúa

  • Monitoree lo que se está diciendo del evento y si hay puntos de mejora corríjalos lo más pronto posible.
  • Retuitea algunos tuits de los asistentes.
  • Utiliza Twitter para que los asistentes realicen preguntas a los conferencistas.
  • Responda de manera rápida a través de Twitter a las personas que tienen comentarios y opiniones negativas. Es como hacer una gestión de la reputación online del evento en tiempo real durante la celebración del mismo.

3.4. Motiva la participación en Twitter

Incentiva la participación en Twitter dando un premio a los usuarios más activos. Algunos criterios para determinar la actividad son:

  • Mayor cantidad de impresiones generadas: es la mejor opción que premiaría al usuario que ha logrado mayor visibilidad del evento.
  • Mayor cantidad de retuits y menciones: es la segunda mejor forma de determinar el impacto de un participante en la divulgación del evento.
  • Mayor cantidad de tuits: se debe hacer un control de calidad de los tuits enviados para evitar tuits con información poco relevante.

4. Use Twitter después del evento

4.1. Información a compartir

  • Envíe tuits con las noticias online publicadas en torno al evento.
  • Propague la nota de prensa final del evento informando el resultado final
  • Informar cuándo se puedan descarar los vídeos del evento (si se van a compartir).
  • Enviar infografía con las frases más destacadas del evento.

4.2. Otras tácticas

  • Cree un documento con la interacción total durante todo el evento.
  • Al finalizar el evento, haz una lista en Twitter de los que hayan utilizado el hashtag del evento ya que pueden ser futuros clientes.
  • Averigüé quiénes son las personas más participativas e influyentes que twittean sobre su conferencia.

5. Mida y ajuste

Identifique:

  • Impresiones generadas
  • Número de usuarios que participan
  • Tuits emitidos
  • Retuits
  • Marcas como favorito
  • Respuestas
  • Clic en los enlaces,
  • Horas de más actividad
  • Contenido de los tuits.
  • Análisis de palabras (sentimiento de los mensajes, hashtags alternativos que hayan podido surgir en torno al evento, etc.)

6. Herramientas útiles gratis

  • TwitterFall.com: publica los tuits en cascada.
  • TweetBeam.com: muestra los tuits de forma animada partiendo de la foto del perfil que lo hace.
  • TweetArchivist.com: completas estadísticas de lo que pasa con un hashtag, tiene una opción paga.

Si tienes alguna duda sobre el artículo, no dudes en hacerla en los comentarios.

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