El tiempo es un factor determinante en todo lo que hacemos en nuestra vida, ya sea a nivel profesional o personal. Sin dudas, la mejor manera de lidiar eficientemente con el tiempo es tener las metas y objetivos claros, tal cual lo haría el responsable de recursos humanos de una empresa al cumplir con sus deberes de organización de tareas. Por otra parte, algunas personas tienen problemas para manejar los deberes y lograr ser eficiente, pero no hay de qué preocuparse, a continuación, te mostraremos cómo se puede ahorrar tiempo y a la misma vez, aumentar tu nivel de productividad.
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Identificar los ladrones de tiempo
A Veces creemos que tenemos todo bajo control, pero al final del día o de la jornada laboral nos hace falta tiempo para terminar todo el trabajo que pensamos era pan comido. Pero, más que lamentarse hay que ocuparse en buscar esos puntos débiles, aquellos que nos hacen perder el tiempo y que pasan completamente desapercibidos. Para una persona líder del departamento de RR.HH, por ejemplo, es esencial saber optimizar sus tareas y que pueda ser realmente productivo al momento de guiar al resto del equipo.
Dejar de realizar (demasiadas) tareas a la vez
Querer abarcar tantas cosas a la misma vez pudiera ser frustrante cuando en realidad no se logra acabar ninguna, aunque ser un trabajador multitarea es la actividad preferida de los empleados y llegando a ubicar el número uno en los sistemas administrativos para alcanzar la productividad, en la práctica esto deja de ser cierto. Hacer muchas tareas administrativas a la vez más bien representa pérdidas y se reduce el tiempo efectivo hasta en un 40%. Es mejor hacer bien una pequeña tarea y delegar el resto, que ser ambicioso y no lograr ninguna.
Establecer límites de tiempo para las tareas
Aunque parecen ser actividades sencillas, rápidas y fáciles, la verdad es que responder correos y contestar a los clientes por teléfono puede ser una tarea de todo el día en caso de que no existan límites u horarios definidos para tal fin. La idea es tener un plan de ataque, si se trata de una organización con un alto volumen de e-mails será necesario establecer un horario de 15 minutos como promedio, por cada dos o tres horas, para dar respuesta y seguir con las labores.
Usar tecnologías para la optimización del tiempo administrativo
Es de conocimiento público que las tareas de administración consumen tiempo, y que utilizar una herramienta que simplifique este proceso es una inversión inteligente. Dado que las actividades de RR.HH muy poco tienen que ver con la productividad, el responsable del departamento necesita poder ofrecer soluciones a su equipo que generen solvencia, y una herramienta SIRH puede ser la respuesta a esta necesidad. Por ello, este artículo es ideal para que apliques este y otros consejos sobre cómo definir bien su herramienta y proyecto con el fin de mejorar la productividad en tu empresa.
Establecer un plan diario
Definir qué debe hacerse primero, antes que el resto de los pendientes es fundamental para optimizar los procesos productivos, y una vez que se ha ubicado lo que se considera urgente e importante, planificar el resto del día en torno a ello. Luego, dedicar los otros momentos, con más lucidez y claridad a la implementación de otros objetivos estratégicos.
